MarketResponse beheert projecten met iPower van Inventive
MarketResponse is een toonaangevend research consultancy bureau in Nederland. MarketResponse helpt bedrijven maximaal rendement te halen uit hun klanten, medewerkers, productportfolio en communicatiebeleid. Vijfentwintig jaar onderzoeksexpertise staat garant voor heldere inzichten en pragmatische aanbevelingen.
Voor de brede administratieve ondersteuning van de bedrijfsactiviteiten, zowel projectondersteuning, financiën als urenregistratie, zocht MarketResponse een volledig geïntegreerd bedrijfsinformatiesysteem. Na een uitvoerige leveranciers- en pakketselectie bleek de functionaliteit van de iSoftware zeer goed aan te sluiten bij de projectmatige werkwijze van MarketResponse. Bovendien biedt deze oplossing uitgebreide rapportagemogelijkheden die waardevolle inzichten geven in het verloop en de resultaten van projecten. Deze informatie vormt de basis voor het stroomlijnen van de bedrijfsprocessen. Niet in het minst zocht MarketResponse een betrouwbare automatiseringspartner, die in staat zou zijn de snelle ontwikkelingen binnen MarketResponse te combineren met de ontwikkelingen op het gebied van de informatie- en communicatietechnologie.
In 1985 is MarketResponse gestart met vijf mensen waaronder Willem Brethouwer: “Vanaf het begin is de focus op marketing kenmerkend geweest voor ons productaanbod en onze klantengroep. Het bedrijf is meegegroeid met de verdere verspreiding van de marketingprofessie in nieuwe sectoren en branches en hebben altijd onze ondersteunende rol binnen de marketing als zodanig geprofileerd”. Inmiddels werkt de onderneming met bijna 100 vaste medewerkers en een veelvoud aan freelancers actief voor meer dan 150 verschillende opdrachtgevers. Klanten, voor wie MarketResponse jaarlijks bijna 1.000 projecten uitvoert. MarketResponse doet onderzoek en adviseert bedrijven uit verschillende sectoren en overheidsorganisaties. Naast consumentenonderzoeken verzorgt het bedrijf ook business-to-business onderzoek via telefoon, papieren vragenlijsten of internet. MarketResponse heeft een zeer uitgebreid klantenportfolio. Haar klanten bevinden zich in diverse segmenten. Het bedrijf is trots op haar klanten waarvoor zij met veel passie en plezier werkt.
Wilt u meer informatie over de verschillende soorten marktonderzoek die MarketResponse voor haar klanten uitvoert? Kijk dan eens bij de klantcases (met klinkende namen) op de website van MarketResponse.
In eerste instantie werkte de organisatie met verschillende systemen voor de financiën, urenregistratie en projectadministratie. Mede door de groei van de organisatie en toename van het aantal projecten, werden de grenzen van de gefragmenteerde aanpak bereikt. Er was steeds vaker behoefte aan snel inzicht en informatie over projectverloop, relatiebeheer, financiële resultaten, cashflow en dergelijke. Vandaar dat gekeken werd naar de mogelijkheden van een geïntegreerde oplossing.
Projectadministratie
In het pakket van eisen dat werd opgesteld, was de integratie van de financiële administratie met de project- en calculatieadministratie een belangrijk punt. Daarbij speelde de projectgerichte werkwijze van MarketResponse een bepalende rol. “De financiële verwerking is gebonden aan algemene regels en ook het relatiebeheer binnen onze organisatie wijkt niet sterk af van andere bedrijven. Maar de gedetailleerde projectadministratie van ons bedrijf is uniek”, zegt Annemieke Keizer, projectadministrateur en applicatiebeheerder. “Onze activiteiten zijn ondergebracht in projecten. Omdat vrijwel al onze projecten worden afgestemd op de specifieke behoeften en doelstellingen van onze klanten, is hierbij sprake van veel variatie en variabelen. De keuze voor Inventive was dan ook voor een belangrijk deel gebaseerd op de flexibiliteit van het pakket en de technologische kennis van haar mensen.”
Flexibele procesgang
Het onderbrengen van de complexiteit van de projectadministratie in Inventive was een grote uitdaging die in de loop der jaren steeds verder geperfectioneerd is. In eerste instantie was uitgegaan van een strak stappenplan, dat voorgeprogrammeerd was in het pakket. Door uitbreiding van de functionaliteit, zoals zelf toe te voegen kenmerken, eigen velden en bestanden, maar vooral ook door de integratie met Microsoft Office is de aanpak gewijzigd en kan MarketResponse voor een groot deel werken met de standaard versie van het pakket. Inmiddels is het gehele proces voor de opzet, uitvoer en afhandeling van een project ondergebracht in een flexibele procesgang, waarvan de stappen afhankelijk zijn van de behoeften vanuit het project. Als er een nieuw project wordt aangemaakt, doorloopt de betreffende onderzoeker een compleet proces waarbinnen alle mogelijke varianten en variabelen zijn ondergebracht. Van elk project wordt een spreadsheet gemaakt, dat wordt opgenomen in de database. Het spreadsheet kan op elk gewenst moment worden geraadpleegd en bijgewerkt. Hierin zijn dan meteen de uren en financiële verwerking meegenomen. Annemieke Keizer: “Door deze werkwijze is het geen enkel probleem dat individuele projecten onderling verschillen, maar zijn specifieke cijfers wel onderling te vergelijken.” Annemieke vertelt trots wat MarketResponse allemaal met het systeem kan doen: “Het werkt geweldig. Met deze werkwijze zijn we altijd up-to-date en kan bij nieuwe opdrachten snel even gekeken worden hoe voorgaande of vergelijkbare projecten zijn verlopen. Ook kan een project gemakkelijker door een andere of nieuwe collega worden overgenomen”.
Correcte rapportages
Inventive biedt MarketResponse krachtige rapportagemogelijkheden. Het bedrijfsinformatiesysteem biedt geïntegreerde rapportagetools, waarmee op basis van verschillende kenmerken geaggregeerde rapporten samengesteld kunnen worden. Annemieke Keizer: “De correctheid van de rapportages uit het informatiesysteem wordt door de gehele organisatie erkend. Deze biedt waardevolle inzichten in het functioneren van onze organisatie en is een krachtige ondersteuning voor de projectevaluatie. Als de voorcalculatie van een project afwijkt van de nacalculatie, kunnen we het verloop van het gehele project analyseren. Op die manier is relatief eenvoudig te traceren of er een rekenfout is gemaakt of dat de efficiency op een specifiek onderdeel aangescherpt moet worden.” MarketResponse beschikt nu over een gestructureerde werkwijze, die de snelheid en kwaliteit van onze dienstverlening heeft verbeterd. Tegelijkertijd hebben we altijd een compleet beeld van de voortgang van de lopende projecten, bijvoorbeeld op het gebied van kosten en gewerkte uren. De krachtigerapportage mogelijkheden,zowel automatisch als op basis van specifieke zoekkenmerken, bieden inzicht in afwijkingen en verbeterpunten.
Toekomstplannen met betrekking tot de toepassing van het ERP-systeem
MarketResponse hecht er aan om mee te groeien met de ontwikkelingen die Inventive opneemt in het pakket. Dat zijn niet alleen verplichte zaken opgelegd door de overheid, maar ook het benutten van nieuwe maar bewezen technologie. De focus blijft gericht op het verbeteren van de bedrijfsprocessen, zoals het delen van in het systeem opgeslagen kennis. Annemieke verwacht dat in de komende jaren meer en meer gebruik zal worden gemaakt van het internet voor onderzoek en nieuwe vormen van rapportages aan opdrachtgevers. Voor intern gebruik wordt gedacht aan het toepassen van dashboards. Annemieke wordt op haar wenken bediend, want aan deze behoefte is al voldaan.
Constructieve en langdurige samenwerking
De implementatie van het ERP-pakket van Inventive en de ontwikkeling van de specifieke eisen en aanpassingen van de projectadministratie was een gezamenlijke inspanning. De combinatie van de specifieke bedrijfsprocessen en technologie is optimaal benut. “Daarbij is het opvallend dat bepaalde functionaliteit die wij vroegen voor onze projectadministratie, in een later stadium is opgenomen in nieuwe versies van het pakket. Dat onderstreept nogmaals de constructieve samenwerking tussen MarketResponse en Inventive.” Annemieke Keizer zegt tot slot: “De functionaliteit van de projectadministratie heeft het inzicht in en de efficiency van onze bedrijfsprocessen aanzienlijk verbeterd”. De samenwerking tussen MarketResponse en Inventive dateert al van 1996. Dat vloeit mede voort uit de overeenkomende bedrijfsfilosofie van beide bedrijven, die hechten aan langdurige relaties op basis van wederzijds respect. In de loop der jaren is dat alleen maar gegroeid evenals de functionaliteit en kwaliteit van het bedrijfsinformatiesysteem.